Mengenal Microsoft Office Power Point 2007

MENGENAL MS. POWER POINT 2007

Suatu saat mungkin kita diharuskan menyampaikan presentasi atas tugas yang diberikann ke kita. Tentu saja, presentasi akan lebih menarik bila ada aparan secara visual, sehingga para pendengar tidak perlu membayangkan apa yang kita presentasikan.

Untuk membantu menvisualisasikan presentasi tersebut, salah satu aplikasi yang tergabung dalam Ms. Office 2007 adalah PowerPoint. Saya yakin, aplikasi ini yang paling sering digunakan dibanding aplikasi jenis lain.

Pada bab ini, saya akan menjelaskan bagaimana menggunakan PowerPoint 2007, sehingga Anda bisa membuat presentasi yang menarik menggunakan aplikasi ini.

Antar Muka PowerPoint 2007

Setelah selesai menginstal Ms. PowerPoint, Anda bisa membukanya dengan cara menklik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office PowerPoint 2007.

Sebelum menggunakannya, alangkah baiknya kita mengenal sekilas antar muka PowerPoint 2007. Perhatikan gambar berikut:

MULAI MEMBUAT PRESENTASI

Saat bekerja dengan Ms. PowerPoint, kita akan selalu berhadapan dengan slide. Slide merupakan lembar yang berisi materki presentasi. Dalam sebuah presentasi, bisaanya terdapat lebih datu slide.

Membuat Presentasi Baru

Pertama klali membuat presentasi, Anda bisa membukanya dengan cara klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office PowerPoint 2007.

Namun, jika sedang bekerja dengan Ms. PowerPoint 2007, Anda cukup tekan Ctrl = N. PowerPoint 2007 akan langsung terbuka.

Menambah Slide

Secara default, saat membuka Ms. PowerPoint 2007, sudah ada sebuah slide. Untuk menambahkan slide baru, caranya sebagai berikut:

1. Klik ribbon Home

2. Klik New Slide

3. Pilih jenis slide yang Anda inginkan.

Menghapus Slide

Ketika sedang membuat bahan presentasi, bisa saja ada sebuah slide yang tidak diperlukan. Anda bsia menghapusnya dengan cara mengklik kanan slide yang ingin dihapus, lalu klik Delete Slide.

Selainn dengan cara tersebut, Anda juga bisa menghapus slide dengan cara klik slide yang akan dihapus, lalu klik tombol Delete pada keyboard. Secara otomatis, slide tersebut akan terhapus dari presentasi Anda.

Mengganti Layout Slide

Setiap slide pasti menceritakan hal yang berbeda. Tampilannya pun bisa jadi berbeda. Tergantung dari apa yang akan disampaikan. Bisa berupa grafik, bebentuk kolom, table perbandingan dan lain-lain. Anda bisa mengubahnya dengan cara sebagai berikut:

1. Klik slde yang diganti layoutnya

2. Klik Layout

3. Klik bentuk yang Anda inginkan

Memberi Background Slide

Ketika mendengar presentasi, bisa saja peserta bosan dan ngantuk. Untuk mencoba menarik perhatian, kita membuat slide dengan tampilan yang berbedaa. Namun, ten tu saja harus sesuai dengan topic yang disampaikan.

Misalkan, Anda ingin memberikan background dari gambar. Caranya sebagai berikut:

1. Klik kanan sldie lalu klik Format Background

2. Klik Picture or Texture Fill

3. Klik Texture

4. Klik Background yang Anda inginkan

Menyalin (Copy) Slide

Bisa saja sebuah presentasi, ada file yang sama. Darkipada menekan tombol kembali, Anda bisa menyalin dari slide yang sudah ada. Caranya sebagai berikut:

1. Klik kanan slide > Copy

2. Klik kanan di antara slide yang akan ditempatkan > Paste

Memindahkan Slide

Setelah membuat banyak slide, mungkin Anda merasa urutannya tidak cocok. Anda bisa mengurutkannya kembali dengan memindahkan slide yang tidak cocok di tempatnya. Caranya sebagai berikut:

1. Klik kanan slide yang ingin dipindahkan > Cut

2. Klik kanan di antara slide yang akan ditempatkan > Paste

Supaya lebih cepat, klik slide lalu tahan dan geser ke tempat yang Anda inginkan.

Mengatur orientasi dan Ukuran Slide

Adakalanya ukuran dan orientasi tampilan (Portrait atau landscape) sldie tidak cukup untuk menyisipkan objek berupa gambar atau grafik. Anda bisa mengubahnya sesuai kebutuhan. Untuk mengubah ukuran, caranya sebagai berikut:

1. Klik ribbon Design

2. Klik Page Setup

3. Atur ukuran dan orientasi tampilan

4. Klik OK jika sudah selesai

Jika hanya ingin mengubah orientasii tampilan, cukup klik Slide Orientations > pilih tampilan yang diinginkan.

Menyimpan Presentasi

Menyimpan pekerjaan bisa dilakukan kapan saja, termasuk ketika pertama kali membuka Ms. powerPoint 2007. Jika pertama kali menyimpan, akan keluar dialog untuk memberi nama file. Lebih jelasnya sebagai berikut:

1. Klik Office Button > Save As > powerPoint Presentation

2. Beri nama file lalu klik Save

Bila masih melanjutkan pekerjaan, cukup tekan Ctrl + S untuk menyimpannya. Namun, jika ingin menyimpan dengan nama yang berbeda, ikuti dari langkah pertama.

TEKNIK MENGEDIT PRESENTASI

Untuk menghasilkan sebuah presentasi yang menarik,, kita akan selalu mengubah, menamah, bahkan menghilangkan bagian dari isi sebuah slide. Untuk mempercepat belajar, Anda bisa menggunakan file Ms. PowerPoint 2007 yang disediakan di CD penyerta buku ini.

Menyorot/Menyeleksi Teks

Menyorot atau menyeleksi teks akan sering dilakukan, karena beberapa perintah tertentu mengharuskan untuk diseleksi terlebih dahulu sebelum memilih perintah selanjutnya. Untuk melakukannya, Anda cukup menempatkan kursor sebelum teks yang akan di sorot lalu gerakkan ke kiri/kanan teks yang akan dipilih.

Jika yang akan dipilih semua objek, klik di bagian Place Holder lalu klik Select pada grup Editing (ribbon Home). Jika ingin lebih cepat lagi, cukup tekan Ctrl + A.

Menghapus Teks

Seperti pada aplikasi lainnya, cara menghapus teks sama saja, Ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menghapus teks yang telah Anda buat, diantaranya:

1. Menekan tombol Backspace, untuk menghapus teks dari depan ke belakang (menghapus per karakter)

2. Menekan tombol Delete, untuk menghapus dari belakang ke depan (menghapus per karakter)

3. Jika ingin enghapus beberapa kata maupun paragraph sekaligus, sorot terlebih dahulu teks yang dinginkan, lalu klik tombol Cut atau tombol Delete pada keyboard.

Menyalin Teks atau Objek

Untuk mempercepat pekerjaan, aktivitas menyalin teks atau objek, akan sering Anda lakukan. Caranya sebagai berikut:

1. Seleksi teks atau objek yang akan disalin

2. Klik kanan > Copy (Ctrls + C)

3. Letakkan kursor di tempat yang Anda inginkan

4. Klik kanan > Paste (Ctrl + V)

Memindahkan Teks atau Objek

Selainn menyalin, kita juga bisa memindahkan teks atau objek dari satu tempat (slide) ke tempat (slide) lain. Caranya sama seerti menyalin, klik kanan teks atau objek yang akan dipindahkan lalu klik Cut .

Setelah itu, Paste (Ctrl + V) di tempat yang Anda inginkan.

Menyalin Format dengan Format Painter

Format tulisan yang sama akan mempercepat membuat presentasi yang kita inginkan. Tentu saja, beberapa slide menggunakan (warna, ukuran, jenis huruf dan sebagainya) yang sama. Jika menginginkan seperti itu, Anda bisa melakukan hal sebagai berikut:

1. Seleksi teks yang formatnya akandierapkan pada format teks yang lain

2. Klik ribbon Home > Format painter pada grup Clipboard (Ctrl + Shift + C)

3. Seleksi teks yang diingin kan lalu lepaskan mouse

Membatalkan Pekerjaan

Melakukan kesalahan saat bekerja, akan selalu terjadi ketika baru belajar menggunakannya. Saat membuat sebuah presentasi pun demikian, akan sering melakukan bongkar pasang materi yang akan dipresentasikan, Cara membatalkan hasil pekerjaan adalah dengan menekan Undo (Ctrl + Z) yang terdapat pada Quick Access Toolbar. Sebaliknya, Anda bisa mengklik Redo (Ctrl + Y), jika memang tidak jadi membatalkannya.

Mencari Kata

Jika slide skudah banyak, mungkin Anda kerepotan mencari sebuah kata, supaya lebih cepat mencari, Anda bisa melakukan hal sebagai berikut.

4. Klik Find pada grup Editing (Ctrl + F)

5. Ketik kata yang ingin dicari pada Find What lalu klik Find Next

Secara otomatis, kata yang dicari akan ditandai (diblok)

Mengganti Kata

Selain mencari, Anda pun dapat mengganti kata yang tidak sesuai dengan keinginan. Caranya sebagai berikut:

1. Klik Replace pada grup Editing (Ctrl + H)

2. Ketik kata yang akan diganti pada kolom Find What

3. Ketik kata baru pada kolom Replace With

4. Klik Replace

5. Klik Close

Keterangan :

ü Match case, mengganti kata sesuai case yang diketik

ü Find whole words only, mengganti kata yang persis sama (tanpa imbuhan)

ü Replace All, mengganti semua kata yang ada dalam slide

MENGGANTI FORMAT TEKS DAN PARAGRAF

Pada bab sebelumnya, dijelaskan cara mengubah ukuran dan orientasi tampilan slide. Pada bab ini akan dijelaskan lebih lanjut untuk mengatur format teks dan paragraf.

Mengatur Format Teks

Terks yang ditampilkan, pasti berbeda ukuran, warna, jenis, style, atau yang lainnya. Anda bisa mengubahnya untuk menyesuaikan atau memberi penegasan pada presentasi yang Anda buat.

Mengatur Huruf

Ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan dalam melakukan pen gaturan uruf (font), di antaranya:

Dengan Grup Font

1. Seleksi teks pada slide yang ingin Anda ubah

2. Misalnya, ingin mengubah ukuran huruf. Klik drop-down ukuran lalu pilih ukuran yang Anda inginkan

Dengan Kotak Dialog Font

Utuk pengaturan lebih lanjut, Anda bisa menggunakan kotak dialog font. Untuk melakukannya. Ikuti langkah berikut:

1. Seleksi teks pada slide yang ingin Anda ubah

2. Klik tanda anak panah pada grup Font (Ctrl + D)

3. lakukan pengaturan yang Anda inginkan, lalu klik OK

Dengan Mini Toolbar

Ketika menyeleksi teks, otomatis keluar mini toolbar untuk mengatur format huruf. Jika hanya ingin mengatur huruf yang sederhana, bisa menggunakan fasilitas ini. Bisa lebih cepat tanpa terlalu banyak menggerakkan mouse.

Caranya, seleksi eks lalu geser sedikit mouse pointer. Otomais mini toolbar akan muncul dan Anda dapat melakukan pengaturan dengannya.

Mengatur jarak Antarkarakter

Bisa saja kalimat yang kita masukkan terlalu sempit atau renggang. Anda bisa mengatur jarak antar karakter supaya lebih nyaman dibaca. Caranya sebagai berikut:

1. Seleksi teks yang ingin Anda ubah

2. Klik Charaacter spacing pada grup Font lalu pilih pengaturan yang Anda inginkan

Mengatur Susunan Karakter

Ketika mengetik sebuah kalimat, mungkin tidak terlalu memerhatikan susunan huruf (besar/kecil). Jika memang Anda ingin mengubah susunanya, bsia dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Seleksi teks yang ingin Anda ubah

2. Klik Change Case PADA GRUP Font, lalu pilih pengaturan yang Anda inginkan.

Supaya lebih cepat, Anda bisa menekan Sift + F3 berkali-kali pada keyboard untuk melakukan perubahan susunan kata secara cepat.

Mengatur Format paragraf

Selain mengatur teks, kita juga bisa mengatur format paragraph, seperti perataan paragraph (teks), spasi antar baris, menambahkan bullet and Numbering dan lain-lain.

Perataan paragraf

Secara default, paragraph di dalam slide adalah rata kiri. Kenyataannya, ketika membuat sebuah presentasi, bisa saja rata kanan, tengah atau rata kiri-kanan. Cara mengubahnya sebagai berikut:

1. Seleksi paragraph atau teks

2. pilih salah sau pengaturan pada grup paragraph

Mengatur Spasi Antarbaris

Spasi antarbaris adalah jarak antara baris pertama (atas) dengan baris berikutnya (bawah). Supaya tidak terlalu rapat, sebaiknya Anda atur untuk membedakan antarparagraf. Cara melakukannya seperti berikut:

1. Seleksi teks yang akan Anda atr

2. Klik Line Spacing pada grup Paragraf (ribbon Home) lalu pilih pengaturan spasi yang Anda inginkan.

Membuat Bullet dan Numbering

Jika kita memilih layout title & Content, pada bagian Content sudah terbentuk Bullet and Numbering. Bentuknya seperti titikl. Supaya tidak membosankan, Anda bisa mengubahnya dengan cara sebagai berikut:

Membuat Bullet

Tanda Bullet berupa symbol atau pun gambar. Berikut ini langkah-langkah untuk membuat Bullet

1. Seleksi paragraph yang ingin diberikan Bullet

2. Klik Bullet pada grup Paragraph

3. Klik pilih jenis Bullet yang Anda inginkan. Atau klik Bullets and Numbering untuk pengaturan lebih lanjut.

Membuat Numbering

Numbering adalah tanda berupa angka atau huruf. Untuk membuat Numbering, caranya sebagai berikut:

1. Seleksi teks yang ingin diberi Numbering

2. Klik tombol Numbering pada grup paragraph

3. Klik jenis Numbering yang Anda inginkan. Atau, klik Bullets and Numbering untuk pengaturan lebih lanjut.

Mengatur Identasi

Kita bisa menggeser paragraph baik ke kiri maupun ke kanan. Hal ini dilakukan pada paragraph yang terlalu mepet atau auh dari batas kiri paragraph. Cara melakukannya seperti berikut:

1. Seleksi paragraph yang akan diatur

2. Klik Decrease List Level atau Increase List Level pada grup Paragraf.

Membuat Kolom

Jika dalam sebuah slide ada paragraph yang panjang. Anda bisa mengatur layout menjadi beberapa kolom. Supaya tidak terlihat terlalu mepet. Sebaiknya atur dulu ukuran paragraph menyesuaikan dengan jumlah kolom yang Anda buat. Cara mengaturnya sebagai berikut:

1. Seleksi teks yang akan dibuat kolom

2. Klik Columns pada grup Paragraph lalu pilih jumlaj kolom yang Anda inginkan

Mengatur Text Direction

Untuk keperluan tertentu, bsia saja Anda memutar arah (rotasi) sebuah teks atau paragraph. Untuk melakukannya, ikuti langkah berikut:

1. Seleksi teks yang akan dilakukan pengaturan

2. Klik Text Direction pada grup Paragraf lalu pilih jenis identasi yang akan Anda inginkan.

Mengonversi Teks ke dalam Smart Art Graphic

Salah satu fitur tambahan pada Ms. PowerPoint 2007 adalah SmartArt Graphic. Anda bisa mengubah teks yan telah Anda buat menjadi bentuk visualisasi yang menarik. Kita bisa mengubah format bullet and numbering ke dalam bentuk SmartArt Graphic supaya lebih indah dilihat. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Seleksi teks yang akan dikonversi

2. Klik Convert to SmartArt Graphic pada grup paragraph lalu klik pada salah satu pilihan yang ada.

MEMBERI ATRIBUT PADA SLIDE

Rasanya sangat jarang presentasi hanya berisi teks. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas kita bisa menyisipkan beberapa objek, seperti gambar, grafik, video, table, atau yang lainnya.

Ada dua cara untuk menyisipkan objek pada slide.

Pertama, saat menambahkan slide baru (masih kosong), akan muncul ion-ikon di dalam layout slide. Kita bisa memilij salahs atu objek yang akan dimasukkan denan mengklik ikon yang muncul.

Cara kedua, dengan menggunakan perintah-perintah yang terdapat pada ribbon insert.

Menyisipkan Shapes

Powerpoint 2007., menyediakan bebrapa objek dalam bentuk shape yang lebih banyak dan beragam dibading versi sebelumnya. Dengan bentuk yang lebih beragam, tentu memberikan alternative shape yang lebih menarik untuk digunaka dalam sebua presentasi. Untk menyisipkan shape pada slide, ikuti langkah-langkah berikut ini

1. Klik tanda panah shape pada grup Drawing

2. PIlih salah satu shape yang disedakan

3. Klik slide lalu tahan dan seret hingga mebentuk shapes yang teklah Anda pilih sebelumnya

4. Klik Arrange pada grup Drawing untuk melakukan pengaturan posisi shapes. Pilih pengaturan yang Anda inginkan.

Menyisipkan Tabel

Untuk presentasi sebuah data, akan lebih menarik dan praktis jika Anda menyajikannya dalam bentuk table maupun grafik. Berikut ini cara menyisipkan table yang sederhana ke dalam sebuah slide.

1. Siapkan slide yang akan disisipkan table

2. Klik Table pada grup Tables (ribbon Insert) lalu sorot jumlah kolom maupun baris yang dibutuhkan.

3. Untuk pengaturan table lebih lanjut, Anda dapat melakukannya pada ribbon layout. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa melihat pengaturan table yang dijelaskan pada bagian Ms. Word 2007.

4. Ketik informasi yang ingin disampaikan.

Menyisipkan Gambar

Selain pada Background, kita juga bisa menyisipkan gambar di atas slide. Gambar tersebut tentu saja untuk menguatkan paparan yang disampaikan saat presentasi. Meskipun anya utuk hiasan, usaakan tidak terlalu melenceng dari topic yang disampaikan. Untuk menyisipkan gambar ke dalam slide, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Siapkan slide yang akan disisipkan gambar.

2. Klik Picture pada grup Illustrations (ribbon Insert)

3. Pilih gambar yang ingin dimasukkan lalu klik insert

Menyisipkan Clip Art

Sama seperti versi sebelumnya, Ms. PowerPoint 2007 juga masih menyuediakan Clip Art. Fasilitas ini cukup berguna jika kita bingung akan menyisipkan gambar yang sesuai dengan presentasi yang dibuat. Untuk menyisipkan Clip Art, caranya sebagai berikut:

1. Klik Clip Art pada grup Illustration (ribbon Insert)

2. Klik Organize Clips

3. Klik Clip Art yang akan disisipkan lalu klik Copy

4. Paste (Ctrl + V) pada slide. Atur ukuran gambar dengan menarik bagian ujung gambar.

Menyisipkan Album Foto

Pada Ms. PowerPoint 2007, kita bisa membuat album foto. Dengan fasilitas ini, kita tidak perlu memasukkan gambar satu persatu pada slide. Jika fotonya banyak, pasti sngat merepotkan. Untuk membuat album foto, caranya sebagai berikut:

1. Buat file baru

2. Klik Photo Album pada grup Illustrations (ribbon Insert) lalu klik New Photo Album

3. Klik File/Disk

4. Seleksi beberapa foto (kombinasi Ctrl/Shift + klik) lalu klik Insert

5. Pilih Layout

6. Klik Create

7. Beri judul masing-masing slide

Menyisipkan Header dan Footer

Ketika membuat slide presentasi, sangat jarang menampilkan informasi di bagian header maupun footer. Informasi tersebut bisaanya dibuat jika slide akan di cetak (print). Informasi yang diberikan bisa berupa tanggal dan waktu, nomor slide dan catatan kaki. Jika Anda ingin membuatnya, silakan ikuti langkah berikut:

1. Klik Header & Footer pada grup Text (ribbon Insert)

2. Atur tanggal dan waktu (Date and Time)

3. Ceklis nomor halaman (Slide Number)

4. Ketik catatan kaki (Footer)

5. Klik Apply to All jika ingin menerapkan ke seluruh slide atau Apply jika anya pada slide yang dipilih

Menyisipkan Word Art

Tulisan pada setiap judul slide bisa dibuat lebih menarik bila menggunakan fasilitas Word Art. Pilihan bentuk telah disediakan. Kita bisa memodifikasi bentuk atau warna sesuai keinginan. Cara membuatnya sebagai berikut:

1. Klik Word Art pada grup Text (Ribbon Insert) lalu klik salah satu pilihan yang disediakan

2. Ubah teks “Your Text Here” dengan teks baru yang Anda inginkan

3. Atur lebih lanjut pada fasilitas pada ribbon Format

Menyisipkan Film atau Video Klip

Meskipun jarang dilakukan, saya yakin An da perlu tahu bahwa PowerPoint memberi fasilitas untuk menyisipkan film atau video klip dengan format/ekstensi avi, mpeg, mpg dan wmv. Jika kebetulan Anda dikasih tugas liputan, ketika akan resentasi, bisa menyisipkan video liputan ke dalam slide dengan cara sebaga berikut:

1. Klik anak panah Movie pada grup Media Clips (ribbon Insert)

2. Pilih video yang akan dimasukkan lalu klik OK

3. Klik Automatically

4. lalu pengaturan lebih lanjut pada ribbon Options.

Menyisipkan Suara

Selain video, Anda juga bisa menyisipkan suara ke dalam slide Anda yang berkestensi .mid, ,midi, .mp3, dan .wma. Usahakan suara yang dimasukkan tidak terlalu keras, sehingga dapat mengganggujalannya presentas. Untuk menyisipkannya, ikuti langkah berikut:

1. Klik anak panah Sound pada grup Media Clips (ribbon insert)

2. Klik Sound From File

3. Pilih suara yang akan Anda masukkan lalu klik OK

4. Klik When Cliccked

Pada slide akan keluar ikon speaker yang bila diklik, suar akan langsung terdengar.

Menyisipkan Tombol Aksi

Tak jarang, saat presentasi, kita bolak-balik ke slide sebelunya. Kalau slidenya banyak, waktu presentasi bia habis hanya dengan mengoperasikan slide show. Kalau merasa dari awal akan menjelaskan bolak-balik antar slide, sebaiknya dari awal juga disiapkan sebuah tombol navigasi untuk mempercepat menuju slide yang diinginkan. Cara membuatnya sebagai berikut:

1. Klik ribbon Insert

2. Klik tombol Shapes pada grup Illustrations.

3. Pilih tombol aksi pada bagian Action Buttons,

4. Klik, tahan dan seret hingga membentuk tombol aksi yang telah Anda pilih sebelumnya.

5. Pilih Hyperlink to lalu pilih slide yang akan dituju.

6. Klik OK

Memberikan Komentar

Untuk memberi catatan kecil saat membuat presentasi, Anda bisa menambahkan komentar. Barangkali, pada slide tersebut ada yang perlu ditambahkan, tetapi Anda masih mencari bahan yang lebih cocok untuk ditampilkan di slide tersebut. Komentar ini tidak akan tampil dalam slde show, hanya tampil saat memodifkasi slide. Untuk memberikan komentar pada slide yang Anda buat, caranya sebagai berikut.

1. Klik ribbon Review

2. Klik New Comment pada grup Comments

3. Ketik komentar di dalam kotak yang disediakan

Kotak komentar akan muncul saat mouse pointer Anda arahkan pada ikon komentar (kotak kuning).

MEMBERI EFEK ANIMASI

Memberi efek animasi, bisa “menghidupkan” sebuah presentasi. Namun, akan sangat mengganggu bila animasi tersebut berjalan terus menerus. Usahakan, animasi hanya diberikan saat perpindahan teks maupun objek. Kalaupun diperlukan, jangan sampai semua teks maupun objek diberi animasi, Cukup hanya teks dan objek yang diberi penekanan ketika menjelaskan sebuah topic

Memberi Efek ANimasi pada Teks/Objek

Kita tidak perlu repot memikirkan akan membuat animasi seperti apa karena powerpoint sudah menyediakannya. Jika kurang suka dengan animasi yang sudah ada, kita bisa memodifikasi lebih lanjut tanpa harus berpikir ekstra. Kali ini saya akan membuat animasi pada teks, Caranya sebagai berikut:

1. Seleksi teks yang diberikan efek animasi

2. Klik tanda panah Animate (ribbon Animations)

3. Pilih efek animasi yang disediakan atau klik custom Animation utnuk pengaturan lebih lanjut.

4. Klik Add Effect lalu pilih efek yang Anda inginkan atau klik More Effects untuk memilih efek lainnya.

5. Klik anak panah pada daftar item efek animasi lalu pilih Effect Options untuk pengaturan lebih lanjut.

6. Lakukan pengaturan pada opsi yang disediakan lalu klik OK.

Memberi Efek Peralihan Antar Slide

Hal ini bsia dianggap penting. Membuat animasi peralihan antar slide bisa sedikit menarik perhatian pemirsa sehingga tidak bosan dan mengantuk saat mendengarkan presentasi. Untuk membuat animasi antar slide, caranya sebagai berikut:

1. Pilih slide yang akan diberikan efek peralihan

2. Klik tanda panah pada grup Transition to This Slide (ribbon Animation)

3. Pilih efek transisi yang Anda inginkan.

4. Klik Preview (ribbon Animations) untuk melihat efek peralihan slide yang telah Anda berikan.

MENJALANKAN PRESENTASI

Dengan mengikuti panduan dalam buku ini, Anda bisa membuat sebuah presentasi yang sederhana. Perlu pengembangan lebih lanjut supaya hasil presentasi Anda bisa menarik pemirsa. Dalam CD penyerta bku ini disertakan beberapa file contoh dari penjelasan buku ini. Anda bisa memodifikasinya atau membuat sesuai kebutuhan Anda sendiri.

Jika sudah, saatnya menjalankan presentasi yang telah Anda buat. Silahkan lanjutkan membaca buku ini untuk paduan menjalankan presentasi termasuk pengaturan lebih lanjut ketika akan menjalankannya.

Memulai Presentasi

Tidak perlu sampai selesai semua slide untuk menjalankan presentasi. Mulai dari satu slide pun, presentasi bisa dijalankan. Hal ini bisaa dilakukan untuk mengecek sementara setiap slide akan ditampilkan seperti apa. Kalau menjalankan dari awal slide, cukup tekan F5 lalu tekan spasi untuk menuju sldie berikutnya. Namun, kalau ingin menampilkan awal presentasi pada slide tertentu, caranya sebagai berikut:

1. Klik Custom Slide Show > Custom Shows pada grup Start Sldie Show.

2. Klik New

3. Ketik nama presentasi pada koolom slide show name

4. Klik slide yang dipresentasikan pada bagian slides in Presentation

5. Klik Add

6. Jika sudah, klik OK

7. Klik Show untuk menampilkan hasilnya

Mengatur Presentasi dengan Set Up Slide Show

Supaya tidak selalu membuka file presentasi dan menjalankan slide show, kita bisa memanfaatkan fasilitas Set Up Slide Show. Dengan fasilitas ini, kita bisa langsung membuka file PowerPoint untuk menjalankannya. Caranya sebagai berikut:

1. Klik ribbon Slide Show

2. Klik Set Up Slide Show pada grup Set Up

3. Atur sesuai kebutuan Anda, lalu klik OK

Menyembuyikan Slide

Pernah bingung slide masih diperlukan, tetapi tidak ingin ditampilkan saat presentasi? Tenang saja, kita bisa menyembunyikanya, sehingga kalau memang slide tersebut masih diperlukan dikemudian hari, bisa ditampilkan kembali tanpa harus menghapusnya. Cara menyembunyikannya sebagai berikut:

1. Klik kanan slide yang ingin Anda sembunyikan, lalu klik Hide Slide

2. Slide yang disem bunyikan, ada garis diagonal pada nomor slidenya

Untuk mengembalikan ke semula, caranya sama dengan langan langkah pertama.

Merekam Suara Presenter

Untuk meni ngkatkan kemampuan Anda dalam menyampaikan presentasi, coba rekam dan dengarkan cara Anda bericara. Dari situ, Anda bisa menilai diri sendiri apakah sudah pAndai berbicara di depan umum atau tidak. Kalau sendiri saja sudah terdengar ugup, bagaimana jika ditonton banyak orang? Makin sering berlatih, akan semakin pandai dan percaya diri berbicara di hadapan banyak orang.

Cara merekam presentasi adalah sebagai berikut:

1. Buka presentasi yang akan Anda berikan rekaman suara

2. Klik ribbon Slide Show

3. Klik Record Narration pada grup Set Up

4. Klik Set Microphone Lebel (gunakan headset Microphone)

5. Atur besar volume speaker lalu klik OK

6. Klik Change Quality

7. Pilih atribut yang disediakan

8. Klik OK

9. Klik OK

10. Silahkan langsung berbicara sampai presentasi selesai

11. Jika sudah selesai, klik Save

12. Untuk melihat hasilnya, buka folder tempat penyimpanan file sumbr presentasi

Mengetahui Lamanya Presentasi

Pada presentasi tertentu, seperti siding, seminar, atau workshop, waktunya dibatasi. Anda harus tahu batasan waktku yang diberikan seingga bisa membuat bahan presentasi selama waktu yang disediakan. Untuk mengecek lamanya waktu yang dibutuhkan dari semua slide yang telah dibuat, caranya sebagai berikut:

1. Klik ribbon Slide Show

2. Klik Rehearse Timings pada grup Set Up.

3. Presentasi akan dijalankan dengan disertai kotak dialog Rehearsal di pojok kiri atas slide

4. Selesai presentasi selesai dijalankan, klik Yes

Meggunakan Fasilitas Pen

Pada saat melakukan presentasi, mungkin suatu waktu Anda ingin memberikan catatan khusus pada suatu penjelasan di dalam slide. Untuk itu dapat menggunakan fasilitas seperti pensil ang dapat membuat catatan/coretan pada slide saat presentasi sedang berlangsung. Caranya sebagai erikut:

1. Jalankan presentasi yang telah Anda buat

2. Klik kanan lalu Pilih Pointer Options > Ink Color > Pilih Warna yang tidak sama dengan warna gambar supaya lebih jelas.

3. Tandai yang akan dijelaskan

4. Klik kanan lalu pilih Pointer Options > Erase All Ink on Slide untuk menghapus semua coretan yang dibuat.

Selain cara di atas, coba arahkan mouse ke pojok kiri bawah tampilan slide. Akan keluar ikon pensil. Klik ikon tersebut lalu pilih warna tinta yang sesuai. Klik Keep untuk menyimpan coretan yang Anda buat

MENGGUNAKAN FASILITAS BANTU

Beberapa fitur mungkin jarang digunakan. Namun, bukan berarti fitur itu tersembunyi. Kita dapat memanfaatkannya untuk mendukung sebuah presentasi.

Mengoreksi Kesalahan Secara Otomatis

Untuk kata berbahasa Inggris, Ms. PowerPoint 2007 akan mengoreksi secara otomatis kata yang salah dengan merekomendasikan beberapa kata atau langsung mengoversi jika dia hanya mengenali satu kata. Bagaimana kalau bahasa Indonesia? Bisa. Namuun, kita harus menambahkan dul kamus yang disediakan. Caranya sebagai berikut:

1. Klik Microsoft Office Button > PowerPoint Options

2. Klik AutoCorrect Option pada tab Proofing

3. Ketik kata (bisa singkatan atau uttuh) pada bagian Replace

4. Klik Add

5. Klik OK

Menggunakan Tombol Shortcut

Bagi pengguna laptop mungkin jarang menggunakan mouse. Kalau hanya mengandalkan touchpad, kayaknya lebih repot. Penggunaan shortcut (tombol pintas) akan sangat membantu. Berikut ini shortcut yang sering digunakan

Tujuan	Perintah pada Keyboard
Mengganti jenis huruf	Ctrl + Shift + F
Memperbesar ukuran huruf	Ctrl + Shift + >
Memperkecil ukuran huruf	Ctrl + Shift + <
Membuka kotak dialog find	Ctrl + F
Membuay slide baru	Ctrl + M
Membuka Microsoft office Button	Alt + F
Menghapus satu kata di kiri	Ctrl + Backspace
Mencetak tebal (bold)	Ctrl + B
Mencetak miring teks (italic)	Ctrl + I
Memberi garis bawah teks (Underline)	Ctrl + U
Rata tengah paragraph	Ctrl + E
Rata kanan dan kiri paragraph	Ctrl + J
Rata kiri paragraph	Ctrl + L
Rata kanan paragraph	Ctrl + R
Membuka presentasi	Ctrl + O
Menceak presentasi	Ctrl + P
Menyimpan Presentasi	Ctrl + S
Menyimpan sebagai (Save As)	Alt + F2
Mengubah case	Shift + F3
Menutup Aplikasi	Alt + F4
Mengoreksi kata	F4 atau F7
Menjalankan presentasi	F5
Membatalkan pekerjaan (undo)	Ctrl + Z
Tidak jadi membatalkan pekerjaan (Redo)	Ctrl + Y
Memerlukan bantuan	F1
Mengakses ribbon	Alt + klik huruf aau angka yang muncul

Menggunakan Fasilitas Package for CD

Presentasi Anda bisa disimpan dalam CD. Jika dikomputer lain tidak program PowerPoint, kita masih bisa menjalankannya dengan menggunakan fasilitas Package for CD. Caranya sebagai berikut:

1. Klik Microsoft Office Button > Publish > Package for CD

2. Ketik label untuk CD

3. Klik Copy to CD atau Copy to Folder jika Anda ingin menyalin ke dalam folder di dalam computer

4. Klik Yes untuk mengikutsertakan file yang mengandung link

5. Tunggu proses pengkopian hingga selesai. Klik Yes jika Anda ingin mengkopi file lainnya ke dalam CD kembali.

Membuat Handouts dengan Microsoft Word

Jika kita print langsung dengan memilih handout, kita tidak bsia mengatur posisi lebih lanjut sehingga bisa memboroskan kertas. Alternativnya adalah membuat handout dengan Ms. Word. Kita bisa mengatur posisi gambar supaya bisa menghemat kertas. Caranya sebagai berikut:

1. Klik Microsoft Office Button > Publish > Create Handouts with in Microsoft Office Word

2. Pilih layout yang Anda inginkan lalu klik OK

Secara otomatis Microsoft Word aan terbuka diserta dengan tampilan handouts. Hasilnya dapat dilihat dalam file dengan nama membuat handout dengan word yang ada di folder Ms. PowerPoint 2007,

MENCETAK SLIDE

Seperti yang disampaikan sebelumnya, emncetak langsung di PowerPoint mungkin akan memboroskan kertas. Supaya tidak terlalu boros, sebaiknya lakukan pengaturan untuk meminimalisir pemborosan tersebut. Memang, banyak ruang kosong bisa digunakan untuk coretan pembaca. Namun, seberapa banyak hal itu dilakukan? Menurut pengalaman, jarang sekali memberikan coretan dari hasil cetakan sldie. Kecuali peserta siding tidak dikasih kertas sama sekali.

Menampilkan Presentasi pada Area Outline

Untuk menyunting teks lebih cepat, Anda bisa menggunakan area outline. Pada tab ini, kita bisa mengubah judul maupun isi slide tanpa menuju slide yang dimaksud. Caranya sebagai berikut:

1. Klik tab Outline

2. Ubah kata atau kalimat yang dianggap tidak cocok atau salah

Memperbesar Tampilan Kerja Slide

Jika tamilan standar terasa kurang nyaman dilihat, kita bisa memperbesar tampilannya sehingga lebih jelas dilihat. Caranya sebagai berikut:

1. Klik tab View

2. Klik Zoom

3. Pilih ukuran Zoom yang disediakan lalu klik OK

Menampilkan Ruler dan Gridlines

Penggaris (ruler), seperti pada Ms. Word 2007, sangat membantu untuk melihat seberapa lebar dan tinggi ukuran sldie kita. Dari situ, kita bisa mengatur identasi, komposisi tulisan, maupun gambar. Akan lebih terbantu lagi bila kita juga mengaktifkan Gridline, sehingga ada garis panduan dalam slide untuk mengatur posisi teks maupun objek lainnya. Cara menampilkannya sebagai berikut:

1. Klik ribbon View

2. Ceklis Ruler dan Gridlines bila diperlukan

Mengatur Warna

Kalau hanya untuk pegangan peserta, alangkah baiknya dicetak hitam putih. Pengaturan ini harus dilakukan jika printer yang digunakan berwarna. Kalau printernya hitam putih, otomatis akan dicetak dalam warna tersebut. Cara mengaturnya sebagai berikut:

1. Klik ribbon View

2. Klik Pure Black and White

3. Klik Back to Color View

Menampilkan Hasil Pencetakan Slide Presentasi di Layar Monitor

Sebelum mencetak, bisaakan melihat dulu dilayar monitor. Jika sudah yakin, baru mencetak ke kertas. Untuk melihat hasil yang akan dicetak, ikuti langkah berikut:

Klik Microsoft Office Button > Print > Print Preview

Mencetak Slide Presentasi

Sudah siap dicetak? Siapkan kertas di printer Anda lalu lalu ikuti langkah berikut:

1. Klik Microsoft Office Button > Print > Print

2. Klik OK