Mengenal Microsoft Office Excel 2007

MENGENAL Ms. EXCEL 2007

Microsoft Exel (biasa disebut Excel saja) merupakan program untuk mengolah data secara otomatis yang meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-funggsi, pengolahan data, pembuatan grafik dan manajemen data.

Selain itu Excel juga digunakan untuk menyelesaikan berbagai urusan administratif, mulai yang paling sederhana sampai komplek. Permasalahan sederhana tersebut, misalnya membuat rencana kebutuhan belanja barang jyang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang, sampai penggunaan formula untuk menemukan solusinya

Komponen-Komponen Excel 2007

Sebelum mnggunakanya, sebaiknya kita mengenal lebih dahulu menu-menu yang menjadi komponen utama Excel 2007

1. Office Button

Menu ini berisi barisan perintah standar untuk menjalankan Excel. Misalnya membuat dokumen baru (New), membuka dokumen lama (Open), menyimpan (Save), mencetak (Print), atau mem-publish dokumen yang sudah dikerjakan (Publish)

2. Quick Access Toolbar

Merupakan tombol untuk mempercepat akses menuju perintah tertentu. Bisa kita tambahkan maupun kurangi. Biasanya saya menambahkan tombol yang sering digunakan supaya tidak terlalu banyak mengakses ribbon

Untuk menambahkannya, ikuti langkah berikut:

1. Klik Customize Quick Acces Toolbar. Lalu klik More Commands

ü Pada popular Commands, pilih tool yang ingin kita tambahkan. Misal, klik Print Preview

ü Lalu, klik Add

ü Tampilan yang kita tambahkan muncul dibagian For all documents. Klik OK

ü Sebaiknya. Langkah untuk menghilangkan tool yang sudah terpasang. Klik tool yang diinginkan, klik Remove, lalu klik OK

2. Pilih pada bagian Customize
3. Tampilan setelah ditambahkan toolnya (Print Preview) terlihat seperti ambar berikut

Meruakan Judul program dan dokumen aktif atau nama file diikuti nama aplikasinya dari lembar kerja yang sedang kita kerjakan. Misal, nama file yang baru kita buka Book 1 diikuti nama aplikasinya Microsoft Excel

4. Document Title

Merupakan deretan toolbar yang berisi beberapa group, dimana masing-masing group terdiri dari berbagai perintah yang sudah dikelompokkan berdasarkan fungsinya

5. Tab Ribbon

Berisi beberapa perintah yang sudah dikelompokkan sesuai degan fungsinya. Perintah-perintah tersebut ditandai dengan gambar (ikon).

6. Group

Apabila kiita ingin mengatur grup yang ada, klik panah di ujung bidang group (missal: Group Alignment).

MENGENAL OPERASI DASAR EXCEL

Dalam Excel, kita akan selalu bertemu dengan workbook dan worksheet. Kedua istilah tersebut akan selalu berhubungan dengan pekerjaan kita di Excel, Sebelum kita menggunakan Excel untuk pekerjaan tingkat yang lebih lanjut. Berikut ini akan dijelaskan beberapa tahapan pengoperasian dasar pada Excel

Bekerja dengan Workbook

Workbook merupakan file Excel yang didalamnya terdiri dari beberapa worksheet. Workbook bisa diibaratkan seperti sebuah buku yabf terdiri dari lembar-lembar kertas yang disebut sebagai worksheet di Excel.

Membuat Workbook Baru

Untuk membuat sebuah file Excel atau workbook baru, langkahnya klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007

Pertama kali dibuka, otomatis membiuat workbook baru. Setelah terbuka dan Anda ingin membuat workbook baru lagi, cukup tekan Ctrl N.

Membuat Workbook Baru

Setelah selesai melakukan pekerjaan menggunakan Excel atau ingin menyimpannya terlebih dahulu karena khawatir pekerjaan tersebut hilang karena hal-hal yang tidak diinginkan, kita dapat menyimpan workbook baru dengan cara sebagai berikut:

1. Jika pertama kali menyimpan, tekan Ctrl + S

2. Pilih lokasi penyimpanan

3. Ketik nama file

4. Pilih tipe file

5. Klik Save

Jika Anda sedang bekerja dan ingin menyimpan dengan nama file yang berbeda, caranya klik tombol Office > Save As > Excel Workbook. Selanjutknya sama seperti gambar diatas.

Menutup Workbook

Untuk menutup workbook ang aktif, klik tanda Close (X) pada bagian kanan atas aplikasi Excel yang sekaligus akan menutup aplikasi tersebut juga atau klik Office Button > Close (tekan Ctrl + W) yang akan menutup workbooknya saja.

Apabila workbook Excel belum kita simpan, ketika menutupnya akan mucul konfirmasi untuk klik Yes, apabila kita ingi menyimpan file kita; klik No, apabila kita tidak ingin menyimpannya; atau klik cancel, untuk membatalkan proses menutup workbook.

Membuka Workbook yang Telah Dibuat

Untuk membuka workbook yang sduah dibuat dan disimpan, berikut ini langkah-langkahnya:

1. Klik Office Button

2. Pilih file yang ada di Recent Documents untuk membuka file yang baru saja ditutup.

Atau bisa juga dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik Office Button > Open (Ctrl + O)

2. Cari lokasi penyimpanan

3. Pilih file (misalnya, latian1,xlsx yang tersedia dalam CD penyerta)

4. Klik Open

Bekerja dengan Worksheet

Seperti yang sudahdijelaskan pada bab sebelumnya, worksheet bisa diibaratkan sebagai lembar-lembar kertas pada sebuah buku. Kita bisa menambahkan lembar tersebut ataupun menguranginya. Lalu, untuk memudahkan dalam memahamiworksheet ini, buka file latihan2.xlsx yang ada di CD penyerta dan ikuti langkah-langkahnya.

Menambah Worksheet

Tidak terlalu rumit untuk menambahkan worksheet, cukup klik ikon Insert Worksheet (tekan Shift + F11).

Menghapus Worksheet

Jika tidak diperlukan, worksheet bisa dihapus. Caranya, klik kanan worksheet yang akan dihapus lalu klik Delete

Mengganti Nama Worksheet

Nama worksheet standar dari excel adalah sheet diikuti dengan angka, tetapi kita juga dapat mengubah nama tersebut sesuai dengan keinginan. Caranya:

1. Klik dua kali worksheet

2. Beri nama (msialnya, Kertas2) pada tan worksheet tersebut, lalu tekan Enter

Memindahkan Worksheet

Urutan worksheet dapat diubah-ubah. Cara tercepat untuk memindah-mindahkan worksheet tersebut adalah dengan klik-tahan tab yang diinginkan, lalu men-drag-nya ke tempat yang diinginkan. Atau, bisa juga dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik kanan pada tab worksheet yang akan dipindahkan (misalnya, Kertas2) lalu klik move or Copy

2. Pilih disebelah worksheet mana akan dipindahkan

3. Klik OK

Menyalin Worksheet

Jika sebelumnya hanya memindahkan, kita juga bisa memindahkan sambil menyalinnya (copy). Hal ini dilakukan bila kita ingin melihat langsung isi worksheet tersebut untuk keperluan lain tanpa harus bolak-balik ke worksheet asal. Caranya sama seperti memindahkan worksheet, tetapi memilih opsi Create a copy

1. Pilih worksheet yang akan di copy

2. Ceklis Create a copy

3. Klik OK

Memproteksi Worksheet

Untuk mencegah perubahan data pada worksheet, kita dapat memproteksinya dengan cara sebagai berikut:

1. Klik kanan worksheet yang akan diproteksi (misalnya, Sheet1) lalu klik Protect Sheet

2. Masukkan kata sandi (password)

3. Centang criteria-kriteria apa saja yang masih dibolehkan untuk diubah

4. Klik OK

5. masukkan kembali password yan sama seperti sebelumnya

6. Klik OK

Jika Anda ingin memodifikasi kembali, caranya

1. Klik kanan pada worksheet yang diproteksi lalu klik Unprotect Sheet

2. Masukkan password

3. Klik OK

Memberi Warna Tab Worksheet

Selain membedakan nama, untuk membedakan antar tab worksheet, kita juga bisa juga mengubah warnanya, klik kanan Sheet1 > Tab Color > pilih warna yang Anda inginkan. Apabila tidak ada warna yang diinginkan, klik More Colors

Menyembunyikan Worksheet

Apabila tidak ingin menampilkan salah satu worksheet yang ada dalam workbook, tetapi tidak ingin dihapus, kita bisa menyembunyikannya. Caranya, klik kanan pada tab worksheet yang ingin disembunyikan lalu klik Hide.

Apabila Anda ingin menampilkan kembali worksheet yang telah disembunyikan, caranya:

1. Klik kanan salah satu tab worksheet yang ada lalu klik Unhide

2. Plih worksheet yang ingin ditampilkan kembali

3. Klik Ok

Menyeleksi Worksheet

Untuk berpindah dari satu worksheet ke worksheet lain atau ingin menyeleksinya, dapat dilakukan dengan cara mengklik nama worksheet-nya. Apabila ingn menyeleksi lebih dari satu worksheet, klik salah satu worksheet, lalu tekan Shift atau Ctrl dan kita pilih worksheet lainnya

Namun, apabila ingin menyeleksi semua worksheet yang ada, klik kanan salah satu worksheet, lalu pilih Select All Sheets.

Navigasi Tab Worksheet

Apabila worksheet yang kita buat sangat banyak, akan menemui kesulitan untuk menyeleksinya karena keterlibatan ruang yang disediakan Excel. Karenanya, disediakanlah tombol-tombol navigasi tab worksheet yang letaknya di sebelah kiri tab-tab worksheet. Untuk mencobanya, kita bisa membuka file latihan3.xlsx yang terlampir dalam CD penyerta.

Bekerja pada Sel

Worksheet merupakan kumpulan garis-garis vertical dan horizontal yang satu sama lainnya membentuk kotak-kotak, dinamakan sel. Sel yang sedang aktif dapat dilihat pada bagian Name Box. Sel-sel ini mempunyai ukuran standar yang bisa diubah-ubah sesuai dengan keperluan kita. Selain itu, kita juga dapat memberikan warna dan border di masing-masing sel.

Identitas sel yang aktif dapat dilihat pada kolom Nama Sel, yang sekaligus sebagai penanda posisi dari suatu sel. Dengan aturan penulisan, identitas kolomnya (huruf alphabet) terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan identitas barisnya (angka). Misalnya Q30, berarti sel berada pada kolok Q dan baris ke-30

Memindahkan Petunjuk Sel

Untuk menyeleksi suatu sel, atau memindahkan petunjuk sel dapat dilakukan dengan mengklik sel yang diinginkan menggunakan mouse atau tanda panah pada keyboard.

ü Tanda panah pada keyboard ( ¬­®¯) untuk memindahkan petunjuk sel ke kiri, atas, kanan, bawah sel

ü Ctrl + ® untuk memindahkan petunjuk sel ke kolom terakhir yang ada di worksheet

ü Ctrl + ¯ untuk memindahkan petunjuk sel ke baris terakhir yang ada di worksheet,

Apabila menggunakan keyboard, kita dapat melakukan dengan tombol-tombol lain berikut ini.

Tombol	Perintah
Panah kiri	Pindah satu sel ke kiri
Panah atas	Pindah satu sel ke atas
Panah kanan/Tab	Pindah satu sel ke kanan
Panah bawah/Enter	Pindah satu sel ke bawah
Page Up	Menggulung worksheet ke atas
Page Down	Mengulung worksheet ke bawah
Home	Menuju ke kolom paling kdiri (kolom A)
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terkhir yang sedang digunakan
Alt + Page Up	Menggulung worksheet ke kiri
Alt + Page Down	Menggulung worksheet ke kanan
Ctrl + Spasi	Menyeleksi satu kolom penuh
Shift + Page Down	Menyeleksi beberapa sel dalam satu kolom

Menyeleksi Beberapa Sel

Selain itu, kita juga dapat melakukan seleksi sel pada beberapa baris atau kolom sekaligus. Caranya, tempatkan mouse pointer pada kotak nama baris/kolom hingga berubah menjadi bentuk anak panah, kemudian klik kanan dan seret untuk menyeleksi beberapa baris/kolm sekaligus. Baris/kolom yang telah terdeteksi akan ditunjukkan jumlahnya pada baris/kolom terakhir yang diseleksi.

Misal, saat melakukan seleksi beberapa sel, pada kolom Nama Sel akan diperlihatkan jumlah kolom dan baris yang telah kita seleksi. Misalnya, 4R x 3C artinya kita telah menyeleksi 4 baris (rows) dan 3 kolom (Columns).

Mengatur Ukuran Sel

Selain ukuran yang sudah disediakan oleh Excel, kita juga dapat melakukan pengaturan kembali sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan . Nerikut ini akan dijelaskan beberapa cara dalam melakukan pengaturan sel.

Menggunakan Mouse

Cara praktis untuk mengatur ukuran sel adalah menggunakan mouse, yaitu dengan cara meletakkan mouse pointer pada sisi kanan batas kotak nama sel. Jika untuk melebarkan kolom.

Sedangkan untuk mengatur tinggi sel dengan meletakkan mouse pointer pada sisi bawah batas nkotak nama sel. Kemudian klik, tahan dan geser sesuai yang diinginkan, setelah mouse pointer berubah menjadi bentuk anak panah,

Menggunakan Ukuran

Menggunakan ukuran ini kita pakai karena mengatur ukuran sel dengan menggunakan mouse cenderung cukup sulit ketika kita ingin mengatur ukuran yang persisi (akurat), Apalagi kita ingin melakukan pengaturan sel dalam jumlah yang banyak, dimana semua sel tersebut harus mempunyai ukuran yang sama. Misalnya, kita akan mengubah ukuran kolom. Caranya sebagai berikut:

1. Selesi kolom yang akan diubah ukurannya

2. Pilih ribbon Home

3. Klik Format

4. Klik Column Width

5. Ketik ukurannya

6. Klik OK

Untuk mengubah garis, caranya seperti di atas, Pada ikon Format, pilih Row Height

Menyesuaikan ukuran Sel dengan Isinya

Ukuran asli sel pada Excel kecil. Jadi, apabila kita memasukkan teks yang panjang tidak akan cukup untuk ukuran sel defaultnya. Misalnya, kita akan mengubah ukuran kolom secara otomatis. Caranya sebagai berikut:

1. Seleksi kolom yang akan diubah

2. Klik Format pada ribbon Home

3. Klik Autofit Column Width

Mengatur Warna Sel

Pemberian warna sel Excel dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa data yang berada dalam sel tersebut cukup penting. Selain itu, juga bisa digunakan sebagai pembeda antar kategori tertentu agar proses pembacaannya bagi kita menjadi lebih mudah. Untuk mengatur warna, caranya:

1. Pilih sel yang ingin kita warnai

2. Klik ribbn Home, lalu klik tanda panah Fill Color

3. Pilih warna yang diinginkan

Mengatur Gridline dan Border

Gardline adalah garis-garis yang membentang pada lembar kerja secara vertical maupun horizontal. Kita dapat menyembunyikan garis tersebut jka diperlukan. Caranya:

1. Klik ribbon View

2. Hilangkan ceklis pada Gridlines

Memberi Garis pada Sel

Gridlines hanya sebagai garis Bantu dan tidak akan tercetak saat di print. Namun, suatu waktu kita membutuhkan garis yang dapat ddigunakan sebagai pembatas antara data satu dengan data sel yang lainnya, seperti halnya dalam pembuatan suatu table. Untuk melakukannya, ikuti langkah berikut:

1. Seleksi sel yang ingin diberikan garis terlebih dahulu

2. Klik ribbon Home

3. Klik tanda anak panah Border

4. Pilih garis yang kita inginkan

Menyiapkan Sel

Taapan untuk menyisipkan data dalam sebuan sel dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Aktifka sel yang ingin disipkan

2. pada ribbon Home, klik tanda segitiga insert yang terdapat pada grup cells

3. Klik Insert Cells

4. Pilih opsi yang disediakan

5. Klik OK

Menghapus Sel

Kita akan melakukan tahapan untuk menghapus sel yang dianggap tidak perlu. Caranya lakukan seperti berikut:

1. Aktifkan sel yang ingin dihapus

2. Pada ribbon Home, klik tanda segitiga Delete yang terdapat pada grup Cells

3. Klik Delete Cells

4. pilih Shift Cells Up

5. Klik OK

Memberi Komentar pada Sel

Data-data yang telah kita susun dapat ditambahkan penjelasan. Hal ini diperlukan jika ada keterangan tertentu yang dianggap penting terhadap data yang dimasukkan. Caranya:

1. Klik kanan sel yang akan diberikan komentar

2. Klik Insert Comment

3. Ketik komentar pada kotak yang muncul

4. Klik di sembarang sel

Jadi, setiapp kali kita mengarahkan mouse pointer pada sel yang telah diberi komentar, secara otomatis komentar tersebut akan muncul. Sel yang berisi komenar akan ditandai dengan segitiga merah di pojok kanan atas sel.

Untuk mengedit kembali komentar tersebut, caranya:

1. Klik kanan sel yang sudah diberi komentar

2. Klik Edit Comment

3. Ubah teks sesuai yang diinginkan. Jika ingin menghapus, pilih Delete Comment

MEMASUKKAN DAN MENGATUR DATA

Data bsia berupa bahan-bahan keterangan, baik berupa teks maupun angka yang akan dimasukkan ke dalam sel. Hal yang harus diperhatikan, ketika memasukkan data ke dalam sel tidak boleh ada kesalahan. Sebab, apabila ada data yang salah yang masuk, Excel akan memberikan pesan kesalahan (error). Berikut ini beberapa penjelasan mengenai hal yang berhubungan dengan data Excel.

Memasukkan dan menghapus Data

Cara measukkn data ke dalam sel, cukup klik salah satu sel dilanjutkan dengan mengetik teks atau angka yang diinginkan. Setelah selesai, tekan Enter, sel yang aktif aka berpindah di bawah teks atau angka yang baru saja ditulis.

Apabila kita tidak menginginkan perpindahan sel secara otomatis menuju ke bawah, tekan tombol tab.

Jika data yang dimasukkan salah, untuk menghapusnya cukup klik sel yang akan dihapus lalu tekan tombol Delete di keyboard. Atau klik akanan sel lalu klik Delete.

Mengatur Huruf

Untuk mengatur huruf dapat dilakukan pada grup Font yang terdapat pada ribbon Home. Caranya:

1. Seleksi sel yang akan diubah hurufnya

2. Pilih jenis huruf

3. Pilih ukuran

4. Pilih style (B = Bold, I = italic, U = Underline).

Apabila kita ingin melakukan pengaturan leih lanjut, klik tanda anak panah pada grup Font, lalu akan muncul kotak dialog Format Cells seperti berikut:

Pada bagian underline, terdapat beberapa pilihan diantaranya:

ü None, tanpa garis bawah

ü Singge, garis bawah tunggal

ü Double, garis bawah ganda

ü Single Accounting, garis bawah tunggal pada penulisan akuntansi

ü Double Accounting, garis bawah ganda pada penulisan akuntansi

Pada bagian effedts terdapat beberapa pilihan, diantaranya:

ü Strikethrough, membuat coretan tunggal

ü Superscript, membuat karakter di atas dengan ukuran lebih kecil

ü Subscript, membuat karaktr di bawah dengan ukuran lebih kecil

Perataan (Allignment)

Dalam meakukan perataan teks, kita dapat menggabungkan beberapa peataan sekaligus dengan batas maksimal 2 tombol yang aktif.

Apabila kita ingin melakukan pengaturan, dapat mengklik tombol anak panah pada grup Allignment, lalu akan muncul halaman tab Allignment pada kotak dialog Format Cells.

Lalu kita dapat melakukan pengaturan pada bagian Text Allignment, baik pada posisi Horizontal maupun vertical. Selain itu, pada tab Allignment juga terdapat beberapa pengaturan, diantanya:

1. Bagian Indent, untuk mengatur ukurn identasi

2. Bagian Text Control, untuk melakukan pengaturan teks, diantaranya terdiri:

ü Wrap Text, untuk menampung teks yang panjang ke dalam satu sel

ü Shrink to Fit, untuk memperkecil ukuran teks di dalam sel

ü Marge Cells, untuk menggabungkan beberapa sel

3. Bagian Right-to-Left, untuk pengaturan arah teks (text direction) terdiri dari:

ü Left to Right, pengaturan dari kiri ke kanan

ü Right to Left, pengaturan dari kanan ke kiri

4. bagian Orientation, digunakan untuk mengatur orientasi teks dengan memberikan nilai pada kotak Degrees.

Megatur Orientasi Teks

Presentasi teks digunakan untuk mengatur posisi suatu teks di dalam sel. Caranya:

1. Seleksi sel yang akan diubah orientasinya

2. Klik ikon Orientation

3. Pilih arah yang diinginkan

Mengatur Wrap Text

Ketika mengetik teks yang panjang ke dalam suatu sel, teks tersebut akan menerobos keluar dari sel. Kita dapat mengatasinya dengan melebarkan ukuran kolom atau memperkecil ukuran teks.

Namun, apabila kita tidak menginginkan lebar dari kolom atau ukuran teks berubah, solusinya adalah menggunakan fasilitas ini. Wrap Text itu sendiri berfungsi untuk menampung tks yang panjang di dalam sel. Caranya:

1. Pilih sel yang kita inginkan

2. Klik ikon Wrap Text

Menggabungkan Beberapa sel

Fasilitas Merge & Center digunakan untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel. Biasanya digunakan ketika data yang dimasukkan ke dalam sel melibatkan beberapa sel, yang mengharuskan untuk digabung. Tujuannya agar lebih baik tampilannya. Caranya:

1. Pilih atau seleksi sel ang akan digabung

2. Klik tombol Merge & Center di grup Allignment

Keterangan:

ü Merge & Center, meggabungkan beberapa sel sekaligus menengahkan teks yang berada di dalamnya

ü Merge Across, menggabungkan sel yang terdiri dari beberapa kolom dan baris. Tetapi kolomnya saja yang aakan digabung sedangkan jumlah barisnya tetap.

ü Merge Cells, hanya menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel tanpa menengahkan teks

ü Unmerge Cells, memecahkan kembali hasil penggabungan yang telah dilakukan.

Mengolah Angka

Program Excel dibuat untuk mengolah angka. Karenanya, akan banyak data berupa angka yang digunakan dan kita tidak boleh salah memasukkannya ke dalam sel. Hal tersebut terutama berkaitan dengan data yang sudah baku dan mengandung logika.

Dalampengaturan format ngka, kita data lakukan pada grup Number (ribbon Home). Apabila settingan kompuer belum diubah, sema format penulisan angka, mata uang, tangga dan waktu akan mengikuti Negara Amerika. Misalnya, lambing mata uang menggunakan $ (dollar). Namun kita bisa mengatur sendiri. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik Start > Control panel > Date, Time, language and Regional Options

2. Pilih bahasa Indonesia

3. Klik OK

Sekarang semua penulsian format angka, mata uang, tanggal dan waktu akan mengikuti Negara Indonesia. Hal ini erlaku pada semua program (tidak hanya apda Excel saja).

Selanjutnya, untuk melakukan pengaturan format penulisan pada Excel, klik tombol dropdown Number Format, untuk membuka beberapa pengaturan format penulisan sesuai dengan fungsinya masing-masing. Caranya:

1. Pilih sel yang akan kita isi dengan data kita

2. Pilih Number Format pada grup Number

Keterangan:

ü General, pengaturan umum (tanpa format khusus)

ü Number, pengaturan format angka yang akan ditentukan kemudian, seperti jumlah angka belakang koma dan penggunaan pemisah ribuan, misalnya 12.000,00.

ü Currency, memberikan pengaturan lambing mata uang suatu Negara

ü Accounting, penulisan mata uang dengan menggunakan aturan akuntansi. Mata uangnya berada rata kiri, sedangkan nilai angkanya berada rata kanan

ü Short Date, penulisan tanggal dengan format pendek. Misalnya, kita mengetik 27 Desember 2008, maka hasilnya menjadi 27/12/2008

ü Long Date, penulisan tanggal dengan format panjang atau kealikan dari Short Date, Misalnya, 18 September 2008

ü Time, digunakan untuk menuliskan jam, Misalnya, 07:50:35

ü Percentage, menampilkan angka dalam bentuk persentase. Misalnya, 0,1 akan ditampilkan menjadi 10%

ü Fraction, menuliskan angka decimal dalam bentuk pecahan. Misalnya, 0,75 akan dituls ¾

ü Scientific, penulisan angka dengan gaya di bidang sains. Misalnya, 1450 alan ditulis 1,E+03

ü Text, penulisan semua data ke dalam sel akan dianggap sebagai teks meskipun itu angka. Salah satu keguanannya adalah membiarkan angka nol (0) yang ditulis di depan angka, misalnya pada penulisan nomor telepon. Sebab, jika tidak di atur dengan format text, maka Excel secara otomatis akan menghilangkan angka nol (0) tersebut.

Untuk melakukan pengaturan lebih jauh, caranya klik tobol anak apanah pada grup Number, sehingga akan muncul kotak dialog Format Cell (tab Number).

Di sini ada dua format penulsian tambahan yang tidak ditemukan pada menu drop-down Number Format, yaitu Special dan Custom.

Format Special digiunakan untuk mengatur penulisan tipe format tertentu seperti kode pos dan nomor telepon sesuai dengan Negara yang dipilih. Jika settingan lokasi Negara yang digunakan adalah Indonesia, secara default tidak ada pilihan pada tipe format penulisan.

Sedangkan Custom, digunakan untuk melakukan pegaturan format sediri. Pada bagian ini, akan ditampilkan beberapa pilihan pola format penulisan.

Selain dapat menentukan sendiri pola yang diinginkan dengan mengetikkan pada kolom Type, kita pun dapat langsung memilih beberapa pola yang sudah disediakan. Antara lain:

ü 0, digunakan untuk menampilkan angka dibelakang koma. Misalnya, dengan pola 0.00. maka pernulisan 1500 akan menjadi 1500,00.

ü #, digunakan untuk menampilkan angka dengan pengaturan tertentu. Misalnya, dengan pola #.##0.00. maka penulisan 1500 akan menjadi .500,00.

ü ?, digunakan untuki menampilkan angka decimal dengan perataan letak decimal

ü Red, digunakan untuk menampilkan warna. Warna merah adalah warna default yangdisediakan, tetapi kita dapat menggantinya seperti: blacj, cyan, magenta, blue, green, white dan yellow. Misalnya kita mengetik 1500 dengan pola [Red] (#.##0,pp), makan ditampilkan (1.500,00) dengan warna ,erah

ü %, digunakan untuk menampilkan pecahan dengan lambing persen. Misalnya Anda mengetik 0,3 dengan pola 0%, maka akan ditampilkan menjadi 30%

ü E, menampilkan pecahan dengan bentuk eksponen (10 pangkat n). Misalnya Anda mengetik 1234 dengan pola 0,00E+00 maka akan ditampilkan menjadi 1,23E+03

ü Rp, digunakan untuk menampilkan angka dengan symbol mata uang Rupiah, Misalnya, Anda mengetik 50000 dengan pola Rp#.##0_):(Rp#.##0), maka akan menjadi Rp50.000.

ü d, m, y, digunakan untuk menuliskan hari, bulan dan tahun, Misalnya, Anda menulis 16/05/2009 dengan pola dd-mm.yy, maka akan ditampilkan menjadi 16/05/09

ü h, m, s, AM, PM, digunakan untuk menuliskan jam, menit dan detik dalam pengaturan AM atau PM. Misalnya, penulisan 10:10:10 dengan pola h:mm:ss AM/PM, maka akan menjadi 10:10:10 AM

Mengatur Border

Dalam tampilan default Excel, garis yang muncul dalam worksheet berfungsi sebagai garis Bantu saja. Untuk memberikan garis yang sebenarnya kita harus memberikan border.

Menu untuk membua border tersebut masih berada pada kotak dialog Format Cells (tab Border). Di sini, kita dapat mengatur jenis garis, warna, serta pengaturan posisi dari border tersebut apda sel

Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Seleksi sel yang akan diberi border

2. Klik tanda panah Format Cells: Allignmen

3. Klik tab Border

4. Pilih style

5. Klik border yang diinginkan. Misalnya, diagonal

6. Klik OK

Mengatur Warna

Untuk menambahkan keindahan, kita bisa mewarnai sel. Caranya sangat mudah, yaitu:

1. Seleksi sel yang akan diberi warna

2. Klik ikon Fill Color

3. OPilih warna yang Anda inginkan

Memberi Proteksi

Pada pembahasan seelumnya, kita bisa memproteksi Sheeht. Selain itu, sebenarnya kita juga memproteksi beberapa cell. Caranya sebagai berikut:

1. Seleksi sel yang akan diproteksi

2. Klik kanan lalu klik Format Cells

3. Klik tab protection

4. Ceklis Lock

5. Klik OK

Keterangan:

ü Locked, untuk mengunci suatu sel

ü Hidden, untuk menyembunyikan sel

Dua pilihan tersebut akan aktif apabila worksheet diproteksi.

Mengatur baris dan Kolom

Kita akan membutuhkan pengauran tersendiri sel yang ada, apabila data yang masuk semakin banyak agar dapat dikelola dengan baik. Semua pengaturan baris dan kolom berada pada grup Cells ribbon Home.

Menyembunyikan Baris dan Kolom

Fasilitas untuk menyembunyikan baris dan kolom tidak akan menghilangkan data yang disembuyikan tersebut. Cara untuk menyembunyikan sebagai berikut:

1. Seleksi baris atau kolom yang ingin disembunyikan

2. Klik kanan lalu pilih Hide

Untuk menampilkan kembali baris/kolom yang telah disembunyikan, seleksi pada kotak nama baris/kolom yang mengapit baris/kolom yang telah ddisembunyikan sebelumnya. Kemudian klik kanan mouse, lalu pilih Unhide pada menu yang muncul.

Membekukan Baris dan Kolom

Selain menyembunyikan, kita juga bisa membekuka kolom maupun baris. Ha ini dilakukan bilka jumlah kolom maupun baris terlalu panjang. Jika kita geser, kolom maupun baris pertama akan disembunyikan. Padahal, kita membutuhkannya sebagai acuan. Untuk itu., kita bisa membekukannya dengan cara sebegai berikut:

Misal, kita akan membekukan baris judul apabila kita memiliki daftar data yang panjang ke bawah.

1. Pilih sel A5, karena kita akan membekukan baris judul yang terletak ditasnya

2. Klik View

3. Klik Freeze Panes

4. Klik Freeze Panes

Keterangan:

ü Freeze Panes, untuk membekukan baris atau kolom

ü Freeze Top Row, untuk membekukan baris pertama saja

ü Freeze First Columns, untuk membekukan kolom pertama saja

5. Gulung scroll bar ke bawah. Judul akan berada pada posisi semula sedangkan daftar dibawahnya yaitu nomor 1 – 3 telah di gulung (disembunyikan).

6. Untuk mengembalikan baris atau kolom yang telah dibekukan, klik tombol Unfreeze Panes pada menu Freeze Panes

MENGOLAH DATA LEBIH LANJUT

Setelah kita membahas dasar-dasar untuk memasukkan data serta beberapa pengaturan data yang bisaa dilakukan, selanjutnya kita akan membahas tentang pengolahan datanya.

Mengubah Isi Sel

Apabila kita ingin seara cepat mengubah isi dari suatu sel atau menyisipkan beberapa data di dalamnya, klik sel yang akan diubah isinya, lalu tekan F2 pada keyboard. Kursor akan muncul di dalam sel tersebut, selanjutnya kita tinggal mwngwtikkan teks/angka yang diinginkan atau bahkan dihapus, dengan menggunakan anak panah pada keyboard sebagai navigasi. Setelah selesai melakukan perubahan, tekan tombol Enter .

Selain itu, Anda bisa melakukan cara sebagai berikut:

1. Klik sel yang akan diubah

2. Ubah isi sel pada kotak formula

Membatalkan Pekerjaan

Apabila kita sedang melakukan pekerjaan ternyata ada kesalahan dan ingin membatalkan perintah yang telah dilakukan sebelumnya, cukup dengan menekan tombol Undo (tekanCtrl + ZI. Untuk mengulang kembali beberapa tindakan yang sudah di-Undo, cukup tekan tombol Redo ((tekan Ctrl + Y). Tombol perintah tersebut dapat ditemukan pada Quick Access Toolbar

Kita dapat juga melihat daftar undo dan juga Redo yang telah kita lakukan. Klik tanda panah yang berada di samping Udo dan Redo. Untuk menggunakannya. Kita dapat langsung memilihnya.

Memindahkan Data

Cara memindahkan data, baik berupa angka atau teks, baik uuntuk disalin agar tidak perlu membuat lagi karena datanya sama atau mungkin hanya sekedar pemindahan ke tempat lain, dapat kita lakukan melalui grup Clipboard pada ribbon Home.

Copy, Cut dan Paste

Cara melakukan copy, cut dan paste cukup sederhana, yaitu:

1. Copy (tekan Ctrl + C) digunakan untuk proses penyalinan data dengan jumlah tertentu dimana data aslinya masih tetap ada. Data tersebut dapat berupa teks, angka, gambar dan lain sebagainya

2. Cut (tekan Ctrl + X) digunakan untuk memindahkan data dar satu tempat ke tempat yang lain

3. Dari data-data yang telah dilakukan perintah Copy dan Cut, akan disimpan pada wadah yang namanya Clipboard, Untuk melakukan proses pengeluaran data dari Clipboard, dapat dilakukan dengan Paste (tekan Ctrl + V)

Copy, Cut dan Paste Terhadap Isi Sel

Apabila kita hanya ingin men-copy atau meng-cut sebagian data yang ada di dalam sel, caranya sebagai berikut:

1. Klik dua kali mouse pada sel yang ingin di-copy atau di-Cut tersebut

2. Seleksi teks yang akan di-Copy atau Cut

3. Klik kanan lalu pilih perintah yang Anda inginkan

4. Paste (Ctrl + V) pada sel lain

Paste Special

Penggunaan Paste Special tergantung dari isi data yang akan kita paste-kan. Misalnya, kita hanya membutuhkan format sel yang disalin sama dengan sel yang kita inginkan. Caranya:

1. Klik kanan sel yang akan disalin formatnya

2. Klik ikon Copy pada Clipboard

3. Seleksi sel yang akan disamakan formatnya

4. Klik kanan lalu klik Paste Special

5. Klik Format

6. Klik OK

Beberapa pilihan yang terdapat pada kotak dialog Paste Special, antara lain:

1. Pada bagian paste, terdiri dari:

ü All, paste dengan mengikutsertakan nilai dan formatnya

ü Formulas, paste formulanyua saja

ü Values, paste nilainya saja

ü Formats, paste formatnya saja

ü Comments, paste komentarnya saja (jika diberi komentar)

ü Validation, paste validasi data sel

ü All using Source Theme, paste semua isi menggunakan format pokok

ü Column Widht, paste lebar kolom

ü Formula and Number Formats, paste formula dan format angka

ü Values and Nmber Formats, paste nilai dan format angka

2. Pada bagian Operation, terdiri dari:

ü None, tidak ada pengaturan

ü Add, penambahan

ü Substract, pengurangan

ü Multiply, perkalian

ü Divide, pembagian

3. Skip Blanks, tidak akan mengikutsertakan sel yang kosong (tidak berisi data) saat di paste

4. Transpose, untuk mengubah posisi baris menjadi kolom atau sebaliknya

5. Paste Link, untuk melakukan paste sebagai link

Menggunakan Format Painter

Jika memang Anda ingin menyalin formatnya saja, cara yang paling cepat adalah menggunakan format pointer. Isi dari sel tidak akan ikut disalin. Untuk melakukannya, ikuti langkah sebagai berikut:

1. Seleksi data yang ingin di salin

2. Klik tombol Format Pointer yang terdaat pada grup Clipboard (ribbon Home)

3. Klik di sel lain

Memasukkan Rangkaian Data dengan cepat

Apabila kita ingin dengan cepat dan mudah memasukkan rangkaian data, baik rangkaian data berjenis angka maupun berjenis teks, bisa menggunakan AutoFill. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat data awal, misalnya Senin

2. Arahkan mouse pointer ke pojok bawah sel, tepatnya dikotak hitam (fill handle)

3. Klik dan tarik fill handel tersebut kea rah yang diinginkan (bawah maupun samping)

4. Lepaskan mouse.

Selain dapat membuat daftar nama hari secara otomatis, kita juga dapat membuat data berseri lainnya, seperti nama bulan, pengurutan angka dan seterusnya

Catatan:

Khusus untuk pengurutan angka, sebelum melakukan AutoFill, kita harus memasukkan dua data berseri ke dalam 2 sel. Misalnya, sel pertama dengan angka 1 kemudian sel kedua dngan angka 2. Jika hanya satu angkan, gunakan kombinasi tombol Ctrl + than dan tariksampai angka yang diinginkan.

Karena kita menggunakan settingan bahasa Indonesia, nama hari dan tanggal secara otomatis juga menggunakan format bahasa Indonesia. Pengaturan data-data yang dapat digunakan untuk Autofill ini dapat diatur melalui kotak dialog Custom lists. Untuk membukanya, lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Klik tombol Office Button > Excel Options

2. Klik Popular

3. Klik Edit Custom Lists

4. Masukkan list yang diinginkan

5. Klik Add

6. Klik OK

Penggunaan AutoFill tidak hanya sampai disitu saja. Autofill juga dapat diterapkan saat melakukan penghitungan tertentu.

Mengisi Data Otomatis

Cara mengisi data secara otomatis dengan menggunakan data yang sebelumnya pernah diketikkan pada kolom yang sama, kita gunakan AutoComplete. Misalnya, pada contoh di bawah, karena pada baris di atasnya sudah ada teks “Yogyakarta, bantul”. Sehingga pada saat kita mengetikkan huruf Y, secara otomatis huruf tersebut akan dilengkapi menjadi “Yogyakarta, Bantul”. Apabila ingin menggunakannya, kita dapat langsung menekan Enter.

Mengoreksi Kesalahan Otomatis

AutoCorrect adalah fasilitas yang digunakan untuk mengoreksi kesalahan secara otomatis pada aat melakukan pengetikan teks. Pengaturan Autocorrect dapat dilakukan pada kotak dialog Autocorrect.

Untuk membukanya, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik tobol Office Button > Excel Options

2. pada bagian Proofing, pilih Autocorrect Option

3. Ketik huruf pada kolom Replace dan kata yang sebenarnya pada kolom Width

4. Klik Add

5. Jika sudah, Klik OK

MENGENAL FUNGSI-FUNGSI EXCEL

Fungsi Excfel merupakan rumus yang digunakan untuk melakukan penghitungan, Fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan menurut kegunaannya dan untuk membantu kerja fungsi yang ada, tersedia beberapa symbol yang dipakai untuk melakukan penghitungan dalam Excel.

Simbol	Fungsi
= (sama dengan)	Untuk emulai penulisan fungsi
+ (tambah)	Untuk melakukan penambahan
- (kurang)	Untuk melakukan pengurangan
* (kali)	Untuk melakukan perkalian
/ (bagi)	untuk melakukan pembagian
^ (pangkat)	Untuk melakukan perpangkatan
, (koma)	Untuk pembatas antar rumus
; (titik koma)	Untuk pembatas rumus
( (kurung buka)	Untuk mengawali penulisan kelompok rumus
) (kurung tutup)	Untuk menutup penulisan kelompok rumus

Bekerja dengan Fungsi

Apabila kita ingin menggunakan fungsi dlam proses pemasukan data, klik tombol Insert Function yang terdapat di senelah kiri Formula bar.

Dalam kondisi default, pada kolom Or select a Category akan terisi dengan Most Recently Used. Langkah untuk membuka beberapa kategori yang disediakan, klik drop-down pada bagian Or Select a Category tersebut.

Misalnya, kita akan menghitung jumlah dalam satu baris. Caranya sebagai berikut:

1. Klik sel yag akan dijumlahkan

2. Klik ikon Insert Function

3. Klik SUM

4. Klik OK

5. Otomatis menunjuk sel yang ada di sampingnya

6. Klik OK

Selain itu, kita juga dapat menggunakan fungsi-fungsi pada grup Function Library (ribbon Formulas), untuk memasukkan fungsi yang diperlukan.

Setiap tombol kategori pada grup Function Library, jika diklik akan muncul menu yang berisi fungsi-fungsi yang ada di dalam kategori tersebut.

Apabila sudah hafal dengan fungsi-fungsi yang ingin digunakan, kita pun tidak perlu membuka Insert Functio lagi. Kita dapat langsung mengetikkan fungsi yang diinginkan pada Formula bar, dengan diawali symbol sama dengan (=) terlebih dahulu. Saat mengetikkan fungsi ke dalamnya, akan muncul daftar fungsi sesuai dengan huruf yang diketikkan. Setelah selesai memasukkan fungsinya, akan dimunculkan tooltip yang berisi sintaks fungsi tersebut, sebagai panduan kita dalam menuliskan fungsi.

Bekerja dengan Formula

Formula dalam Excelmerupakan rangkaian nilai, referensi sel, fungsi-fungsi atau operator hitung, yang dikombinasikan untuk menghadilkan nilai bari ke dalam sel. Penulisan formula selalu diawali dengan symbol sama dengan (=). Sedangkan tempat untuk menuliskan rangkaian formula dinamakan Formula bar.

Menulis Rumus

Dalam menjalankan program Excel untuk melakukan perhitungan atau pengelolaan data yang semakin kompleks, penggunaan rumus yang digunakan bisa jadi juga kompleks dan mulai rumit. Karenanya, berikut ini beberapa solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.

Menulis Rumus dengan Angka

Cara menulis rumus dengan angka, dapat kita lakukan dengan menuliskan langsung angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel ataupun Formula bar, lalu tekan Enter.

Menuliskan Rumus dengan Nama Sel

Untuk menuliskan rumus dengan nama sel, kita harus tahu serta benar dalam memasukkan nama sel yang akan dihitung. Jika tidak, Excel akan menampilkan beberapa lambing kesalahan seperti, #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, atau #NULL!. Lambing-lambang tersebut muncul sesuai dengan kesalahan yang terjadi, Ketika menuliskan nama sel akan ditandai dengan kotak berwarna, Jadi kita dapat memastikan kebenarannya terlebih dahulu.

Caranya, aktifkan C5, kemudian ketikkan rumus =A5+B5. Secara otomatis sel yang diulis namanya akan diberi kotak berwarna. Lalu, tekan Enter untuk melihat hasilnya.

Menuliskan Rumus dengan Cara Menunjuk

Cara menulis rumusd engan menunjuk adalah cara yang paling praktis, cepat dan dapat mengurangi risiko kesalahan, misalnya salah ketik, penunjukkan sel yang kita inginkn tidak hanya terbatas pada worksheet saja, tetapi bisa antar worksheet bahkan antar workbook. Misalnya, kita ingin menghitung nilai yang berada di workbook 1 dengan nilai yang berada di workbook 2. Caranya:

1. Aktifkan sel B12, karena nilai hasil penjumlahan akan ditempatkan pada sel tersebut

2. Ketikkan symbol sama dengan (=), lalu tunjuk sel C5 dengan mouse pointer. Kemudian ketik lagi symbol tambah (+).

3. Buka workbook yang lain (misalnya Book2.xlsx), tunjukkan mouse pointer pada sel C5

4. Secara otomatis rumus. Pada formula bar akan ditambahkan (Book2)Sheet1!$C$5, yang artinya workbook2 berada pada dokumen dengan nama Book2, Sheet1, sel C5.

5. Buka workbook 1 lagi, lalu tekan Enter

Menggunakan Autosum

Autosym adalah fungsi-fungsi yang sering dan banyak digunakan untuk keperluan perhitungan. Tujuanya agar proses penghitungannya menjadi lebih cepat.

Untuk membukanya, klik ribbon Formulas, lali pada grup Function Library klik tombol AutoSum, sehingga akan muncul beberapa menu pilihan.

Keterangan:

ü Sum, digunakan untuk melakukan penjumlahan dalam suatu range

ü Average, untuk menghitung rata-rata dalam suatu range

ü Count Numbers, untuk menghitung jumlah data dalam suatu range

ü Max, untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range

ü Range, untuk mencari nilai minimal dalam suatu range

Fasilitas AutoSum ini dapat kita gunakan dengan cara cukup menyeleksi rangkaian sel yangingin dihitung, kemudian memilih jenis fungsi yang kita inginkan pada AutoSUm tersebut. Secara otomatis akan muncul nilai yang kita inginkan.

Kita juga dapat mengaktfkan sel yang akan digunakan untuk memasukkan hasilnya, kemudian pilih fungsi yang diinginkan. Sehingga akan muncul formula.Untuk menghitung sel pada kolom yang lain, Anda hanya cukup melakukan AutoFill seperti yang sduah dijelaskan pada halaman sebelumnya.

Menggunakan Fungsi Logika

Fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih argument untuk menghasilkan nilai True atau False.

Bentuk penulisan fungsi logika seperti berikut:

IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)

ü Logical_test, nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar atau salah

ü Value_if_true, nilai yang dihaslkan jika hasil evaluasi benar

ü Value_if-false, nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah.

Sebagai pembanding antarargument, kita dapat memberikan operator pembanding, seperti tanda =, >, <, >=, <=, dan <>.

Catatan:

Penulisan tanda petik (quotation mark) seperti (“ “) di Excel sangat pentng, Bentuknya harus yang tegak lurus ke atas. Apabila bentuknya tidak seperti itu, formul tidak bisa bekerja.

Cara mencari quotation mark seperti itu adalah:

1. Klik Windows Start > Accessories > System Tools > Character Map

2. lalu, pada font yang kita apakai, pilih Quotation Mark > Select > Copy

3. Dalam penulsian fungsinya, banyaknya sintaks fungsi logika adalah jumlah kemungkinan -1

Menggunakan Fungsi Teks

Berguna untuk pengolahan data yang berupa String atau teks.

Menggunakan Fungsi tanggal dan Waktu

Fungsi Date & Time (Tanggal dan Waktu) digunakan untuk melakukan pengolahan data berupa tanggal dan waktu.

Menggunakan Fungsi Lookup dan Refferensi

Fungsi Lookup & Reference (Lookup dan Referensi) digunakan untuk mengambil atau membaca informasi dari tael lain untuk dijadikan referensi ke dalam table yang sedang kita analisis. Fungi yang terdapat pada kategori Lookup & Refernce ini salah satunya adalah Hlookup dan Vlookup

Kedua fungsi tersebut pada dasarnya sama, tetapi digunakan pada orientasi yang berbeda. Hlookup digunakan untuk mengambil atau membaca informasi dari table lain yang disusun, secara horizontal. Sedangkan Vlookup digunakan untuk mengambil atau membaca informasi dari table lain yang disusun secara vertical

Bentuk penulisan fungsi Voolup sebagai berikut:

Vlookup (lookup_value;table,array;col_index_num;range-lookup)

ü Lookup_value, nilai yang dip[akai sebaai dasar awal melakukan referensi pada table yang sedang dianalisis.

ü Table_array, rangkaian sel pada table informasi (table yang dipakai untuk mencari informasi)

ü Col_index_num, posisi (nomor) kolom yang dipakai untuk pencarian informasi

ü Range-lookup, berupa nilai logika berisi True atau False. Jika bernilai True (tidak perlu disebutkan nilainya), maka table informasi harus diurtkan secara ascending.

Menggunakan Fungsi Math & Trig

Fungsi ini digunakan untuk melakukan penghitungan matematika dan trigonometri. Untuk mendapatkan gambaran tentang penggunaan fungsi ini, kita dapat melakukan percobaan dengan mengisikan formula pada tabel.

Mengunakan Fungsi Teknik

Fungsi ini bisa digunakan dalam bidang teknik.

Sumber